ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost ASBIS CZ, spol. s r.o., IČ: 25522566, se sídlem Průmyslová 1663/6, 102 00 Praha 10 (dále jen „ASBIS“) v souvislosti se svou podnikatelskou činností zpracovává jako správce osobní údaje svých zákazníků, dodavatelů a obchodních partnerů, resp. jejich zaměstnanců. Ochrana Vašich osobních údajů je pro naši společnost důležitá.
Účelem tohoto dokumentu je informovat Vás o tom, k čemu Vaše osobní údaje potřebujeme, jak s nimi budeme nakládat a jaká Vám v této souvislosti vznikají práva.
Při zpracování Vašich osobních údajů postupujeme v souladu s příslušnými platnými právními předpisy České republiky i Evropské unie, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679 ze dne 27.04.2016 (dále jen „nařízení GDPR“). Neustále se snažíme zvyšovat standard zabezpečení Vašich osobních údajů, abychom je ochránili před případným zneužitím.

1. K čemu Vaše osobní údaje potřebujeme?
Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem nabídky a dodání našich produktů.
Vaše osobní údaje potřebujeme k evidenci a vyřízení Vašich objednávek a k vymáhání našich nároků vzniklých z uzavřených kupních smluv. Dále Vaše osobní údaje využíváme k zasílání obchodních a marketingových sdělení, kdy Vás informujeme o našich akcích, novinkách a slevách.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme a odkud je získáváme?
Osobními údaji se rozumí veškeré informace o určité fyzické osobě anebo údaje, na základě kterých lze tuto osobu přímo či nepřímo určit (např. jméno, datum narození, adresa trvalého pobytu, adresa pro doručování, e-mail, telefon atd.). Osobními údaji tedy nejsou údaje vztahující se k obchodním společnostem a jiným právnickým osobám (např. IČ, DIČ, sídlo atd.).
V případě zákazníků z řad OSVČ se tak jedná o osobní údaje dotyčného podnikatele, v případě zákazníků z řad obchodních společností pak o osobní údaje kontaktních osob, zpravidla zaměstnanců zákazníka.
Zpracováváme pouze ty osobní údaje, které nám sami poskytnete ve Vaší objednávce. Konkrétně se zpravidla jedná o jméno a příjmení, datum narození, adresu, e-mail a telefonní číslo.

3. Potřebujeme ke zpracování osobních údajů Váš souhlas?

Vaše osobní údaje můžeme v dále uvedených případech zpracovávat i bez Vašeho souhlasu.
V první řadě se jedná se o situace spojené s realizací objednávky. V takovém případě je právním základem zpracování Vašich osobních údajů článek 6. odst. 1 písm. b) nařízení GDPR – zpracování je nezbytné ke splnění závazků z uzavřené kupní smlouvy, protože Vaše osobní údaje potřebujeme pro evidenci objednávky a dodání zboží. Následně využíváme Vaše osobní údaje k plnění našich zákonných
povinností při vedení účetní a daňové evidence (v oblasti daní a účetnictví), v tomto případě je právním základem zpracování čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce.

Po dodání zboží uchováváme Vaše osobní údaje a detaily vztahující se k uskutečněné transakci pro případ, že by v budoucnu vyvstaly mezi námi nějaké neshody ohledně dodaného zboží anebo by nebyly řádně a včas splněny závazky z uzavřené smlouvy. Abychom mohli vymáhat naše nároky ze smlouvy anebo se úspěšně bránit nárokům uplatněným z Vaší strany, uschováváme Vaše osobní údaje a zpracováváme je tak pro účely ochrany našich práv a oprávněných zájmů, což je ve smyslu čl. 6 odst. 1písm. f) nařízení GDPR samostatným právním základem pro zpracování osobních údajů.

Konečně využíváme osobní údaje stávajících zákazníků k zasílání obchodních sdělení, informací o
našich novinkách, akcích a speciálních nabídkách. Zpracování osobních údajů stávajících zákazníků za účelem přímého marketingu je podle nařízení GDPR považováno za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu naší společnosti na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR.

V žádném z těchto případů právní předpisy nevyžadují Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů. Bez zpracování Vašich osobních údajů bychom nemohli plnit naše závazky z uzavřené kupní smlouvy a dodat Vám objednané zboží, případně vymáhat řádné splnění Vašich závazků.

Pokud si nepřejete dostávat naše další obchodní sdělení, postačí, pokud vznesete námitku. Podrobnější postup naleznete v bodě 4.

4. Co dělat, pokud nechcete dostávat naše obchodní sdělení?

Pokud si nepřejete dostávat naše obchodní sdělení, dejte nám to vědět. Můžete kliknout na odkaz umístěný v zápatí každé e-mailové zprávy a ze zasílání obchodních nabídek se jednoduše odhlásit. Anebo nám zašlete e-mail na: marketing@asbis.cz
Vaši žádost co nejdříve zpracujeme a zašleme Vám zpět potvrzení, že jste byl odhlášen ze zasílání našich obchodních sdělení. A pak již žádnou naši obchodní nabídku neobdržíte. I nadále však můžeme Vaše osobní údaje využívat v souvislosti s dodáním objednaného zboží či k vymáhání povinností z uzavřené kupní smlouvy.

Pokud se budete chtít k zasílání našich nabídek znovu přihlásit, je to samozřejmě kdykoli možné. Pošlete nám e-mail na: marketing@asbis.cz

5. Kdo má k Vašim osobním údajům přístup?
Vaše osobní údaje nepředáváme třetím osobám pro účely jejich vlastního marketingu.
K Vašim osobním údajům mají přístup zaměstnanci ASBIS CZ, zaměstnanci skupiny ASBISC ENTERPRISES PLC, a dále naši obchodní partneři, kteří pro nás zajišťují jednotlivé služby (přepravní společnosti, poskytovatelé reklamních služeb atd.). U všech osob, kterým Vaše osobní údaje zpřístupníme, požadujeme dodržování dostatečných standardů zabezpečení Vašich osobních údajů a důsledné plnění právních povinností v oblasti nakládání s osobními údaji.

Vaše osobní údaje mohou být předány ke zpracování pouze v rámci EU.

Vaše osobní údaje důsledně chráníme. Vaše osobní údaje zpracováváme elektronicky i manuálně, v obou případech však přijímáme bezpečnostní opatření, a to technická, mechanická i organizační.
Minimálně stejný standart zabezpečení vyžadujeme i od našich smluvních partnerů v postavení zpracovatelů osobních údajů.

6. Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?
Vaše osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících z uzavřené kupní smlouvy a dále po dobu, po kterou jsme tyto údaje povinni uchovávat podle příslušných právních předpisů.

Pro zasílání obchodních sdělení využíváme Vaše osobní údaje do doby, než vznesete námitku a odhlásíte se ze zasílání obchodních sdělení (viz čl. 4).

7. Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům. Zajímá Vás, jaké údaje o Vás evidujeme? Na Vaší žádost Vám potvrdíme, zda a v jakém rozsahu jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, za jakým účelem, jakým příjemcům jsou zpřístupněny, po jakou dobu budou údaje uloženy a jaká další práva Vám vznikají v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Na vyžádání Vám poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů.

• právo na opravu. Změnil se nějaký z Vašich osobních údajů? Dejte nám to prosím co nejdříve vědět. Když nás upozorníte, bez zbytečného odkladu aktualizujeme osobní údaje, které o Vás evidujeme, a opravíme veškeré nepřesnosti.

• právo na výmaz. Nechcete, abychom využívali Vaše osobní údaje? Pokud Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, anebo jsme snad Vaše osobní údaje zpracovávali neoprávněně, na základě Vaší žádosti je bez zbytečného odkladu zlikvidujeme.

• právo na omezení zpracování. Chcete omezit rozsah, v jakém využíváme Vaše osobní údaje?
Pokud nás o to požádáte, v dále uvedených případech omezíme zpracování Vašich osobních údajů: (i) na dobu nutnou k ověření přesnosti osobních údajů, pokud přesnost údajů zpochybňujete, (ii) Vaše osobní údaje jsme zpracovávali neoprávněně, (iii) Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, k nimž jsme je zpracovali anebo (iv) vznesl jste námitku proti zpracování Vašich údajů pro účely ochrany našich oprávněných zájmů a dosud jsme neposoudili, zda převažují Vaše oprávněné důvodu pro likvidaci Vašich údajů nad našimi oprávněnými zájmy. Na rozdíl od výmazu zůstávají v tomto případě Vaše osobní údaje u nás uchovány, nicméně je nebudeme využívat k účelům, pro které bylo zpracování omezeno.

• právo vznést námitku proti zasílání obchodních sdělení. Již nechcete dostávat naše obchodní sdělení, informací o našich novinkách, akcích a speciálních nabídkách? Můžete kdykoli vznést námitku. Stačí jednoduše kliknout na odkaz umístěný v zápatí každé e-mailové zprávy a ze zasílání obchodních nabídek se jednoduše odhlásit. Anebo nám zašlete e-mail na: marketing@asbis.cz Zpracujeme co nejdříve Vaši žádost a potvrdíme Vám, že jste byl odhlášen ze zasílání obchodních sdělení. A potom už Vaše osobní údaje pro marketingové účely využívat nebudeme.

• právo vznést námitku. Námitku můžete vznést i v případě, že nesouhlasíte s jiným
zpracováním osobních údajů za účelem ochrany našich oprávněných práv a zájmů, než je přímý marketing. Vaše osobní údaje pak budeme zpracovávat pouze za účelem určení, výkonu či obhajoby našich právních nároků anebo v případech, kdy naše závažné oprávněné důvody pro zpracování převáží nad Vašimi zájmy a právy na ochranu osobních údajů. Nezapomeňte nám proto říct, co konkrétně Vám vadí.

• právo na oznámení porušení zabezpečení osobních údajů. Dostaly se Vaše osobní údaje do nepovolaných rukou? Kdyby i přes veškerou naši snahu došlo k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů a nastalá situace by pro Vás představovala významné riziko, bez zbytečného odkladu Vás budeme informovat. Nemusíme Vám dát vědět jen v případě, že jsme Vaše osobní údaje zašifrovaly a jsou tak třetí osobě nesrozumitelné nebo že se nám podařilo eliminovat rizika vyplývající ze zpřístupnění osobních údajů.

• právo podat stížnost. Nejste spokojeni s tím, jak postupujeme při zpracování Vašich osobních údajů? Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s obecně závaznými právními předpisy, zejména nařízením GDPR a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobní údajů. Ale budeme rádi, pokud to nejdříve řeknete nám a vše společně vyřešíme.

Není Vám něco jasné? Nebo chcete uplatnit některé ze svých práv? Obracejte se na nás prostřednictvím e-mailu gdpr@asbis.cz.